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编辑／许哲玮

文／许湘其

不论是职场上还是求学，撰写英文信件是很多人的共同困扰，

Engoo为你准备了六大常见商务信件情境，

每个情境都有精心挑选的结尾用法，

让你不再苦恼于Business Mail的结尾！

通知 Making an Announcement

当会议需要改期、面试延后、讨论聚餐时间地点等等，

这种「通知」类型的信件在职场上非常常见，

你可以依据不同情况，使用以下这些句子：

【正式语气】

  • Thank you for your patience and understanding. 
  • Should you have questions, please don’t hesitate to contact us.

【中立语气】

  • If you have any questions or comments, please let me know. 
  • Feel free to contact us if you have any questions. 
  • Thank you for your cooperation. 

提出请求及表达感谢 Making a Request and Showing Appreciation

如果信件的目的是提出某项请求，

我们会在信末附上「期待您的回复」、「感谢您的协助」等说法：

【正式语气】

  • Thank you for your consideration. 
    感谢您的体贴。
  • I appreciate your assistance/help/support. （assistance比help正式）
    感谢您的协助／帮忙／支持。
  • Please contact me at your earliest convenience.
    请在您方便的时候联系我们。
  • Thank you for your time.
    谢谢您的时间。
  • Thank you in advance for your prompt reply. （情况较紧急的时候用）
    先提前谢谢您的即时回复。

【中立语气】

  • Thanks for your help. 
    谢谢你的帮忙。
  • I look forward to hearing from you.
    期待听到你的回复。
  • I hope to hear from you soon. 
    希望尽快听到你的回复。
  • Please get back to me as soon as possible. （情况较紧急的时候用）
    请尽快回复我，谢谢。

回应要求 Responding to a Request

如果他人提出任何要求、请求，

你透过信件回以协助或解方，就可以使用这些句在句尾，

表达对方如果还有其他需要协助的地方，欢迎联络你：

【正式语气】

  • If I can be of assistance, please do not hesitate to contact me.
    如果有我能帮得上忙的地方，请尽管联系我。
  • Let me know if I can be of assistance in any way. 
    如果我能帮得上忙，请尽管让我知道。

【中立语气】

  • Let me know if there’s anything else I can do. 
    如果您（你）需要其他协助，请尽管让我知道。
  • Let me know if you need anything else on my end. 
    如果还需要什么，请尽管让我知道。
  • If you require any further information, let me know.
    如果需要进一步的资讯，请让我知道。
  • I hope the above is useful to you.
    希望以上能帮到你。

【非正式语气】

  • Hope this helps. 
    希望有帮到忙。

致歉／回复抱怨 Apologizing/Responding to a Complaint

致歉也是商务信件常见的情境，你可以运用这几句话为结尾：

  • Once again, sincere apologies for…
    我们再一次对⋯⋯致以诚挚的歉意。
  • We apologize for the misunderstanding.
    我们对造成误解深表歉意。
  • Please accept my sincere apologies.
    请接受我诚挚的歉意。
  • We are sorry for any inconvenience caused.
    我们对于造成不便深表歉意。

第一句 for 后面可以接什么呢？

给你以下的超实用道歉例子让你不再迷惘：

“Once again, sincere apologies for the inconvenience and confusion this may have caused you.” 
（我们对于带给您的不便和困惑再次致以诚挚的歉意。）

-

发起邀请 Extending an Invitation

如果你是邀请人，写信邀请对方参与一场面试、讲座或论坛，

你就可以在结尾使用这两句：

  • I sincerely hope you can attend.
    我真挚地希望您能参与出席。（正式语气）
  • I hope to see you there.
    希望您会出席。（中立语气）

商务信件的撰写有一定的灵活度，

你完全可以在Engoo提供的范例基础之上，

根据自己的需求进行改写。

举例来说我们也可以把第一句改为：

“We hope you can attend the meeting in person.”
（我们希望您能亲自参与会议。）

或是

"Hope you will be able to attend the party.”
（希望您有机会参与派对。）

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约定会面 Requesting a Meeting

在商务往来中，如果双方约定了会议、会谈，

经常会在联络信件以这两句话做结尾：

  • I look forward to meeting with you.
    期待见到您。（正式语气）
  • I hope to see you soon.
    期待很快就能见到您。（中立语气）

如果是较熟的对象，或是要表达更强烈的语气，

可以把 “I look forward to meeting with you.” 改为现在进行式：

“I am looking forward to meeting with you.”

并且如果是写信的当天就要见到对方，

也可以把“I hope to see you soon.”改为：“Hope to see you later.”

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表示祝福 Expressing Wishes

  • Please stay safe.
    请注意安全。／祝平安健康。
  • I hope you have a wonderful vacation.
    祝你有个美好的假期。
  • Have a nice weekend.
    祝你周末愉快。

希望以上范例能确实协助你撰写business mail，

如果你还有其他疑惑，欢迎和Engoo外师一起讨论！

参考资料：

Business Email Closings: How to End an Email. Business English Resources. [Online]. [Accessed 3 March 2021]. Available from: https://www.businessenglishresources.com/business-email-closings-how-to-end-an-email/2/