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文/许哲玮

无论是写 Email 给客服、客户、教授、主管或老板,一封信件的开头都非常重要。

除了表示问候外,也要让对方马上清楚明了你写信的来意。

这次 Engoo 就来和大家分享除了 “Dear XXX” 以外的几种信件抬头问候语(Greeting),

学起来之后,无论是商业书信还是考全民英检、雅思、托福、学测的书信写作,都会用得上喔!

Dear 真的过时了吗?

你可能有会听过别人说:「不要再用 “Dear” 开头了啦!听起来很老气!」

虽然现在的风气普遍都越来越开放,不再要求一定要如此正式,

但这其实就只是个人的选择,没有对错,

例如如果你想呈现出「很专业」、「很正式」的形象,继续用 “Dear” 开头也完全没有问题喔!

接下来就来和大家分享 “Dear” 的抬头要怎么写才正确,

以及如果你不想要听起来这么严肃,还有什么其他写法!

Dear (someone)|亲爱的/敬爱的(某人)

首先就是最基本,大家最熟悉的 “Dear …”,指的是「亲爱的」或「敬爱的」。

至于 “Dear” 后面该怎么写呢?

首先,如果知道对方名字,关系又还不错的话,当然可以直接写名字,如:

Dear Tony Stark,
亲爱的 Tony Stark

如果和对方不是那么熟悉,就要先确认对方的「职称」是什么,例如:

Dear Professor Lee,
亲爱的李教授
Dear Dr. Evans,
敬爱的 Evans 博士/医师
Dear Teacher Smith,
敬爱的史密斯老师

若无这类特殊头衔,但和对方又不是特别熟,就可以称 “Mr./Ms.”,例如:

Dear Mr. Hsu,
亲爱的许先生
Dear Ms. Li,
亲爱的李小姐

至于课本上也会看到的 “Mrs.” 仅能用在已婚女性,不确定的话最好不要乱用,

对女性一律用 “Ms.” 指称最为保险!

不过,如果你不知道对方姓名,只知道职称,也可以这样用:

Dear Marketing Manager,
亲爱的行销经理
Dear Recruiter,
敬爱的招募者

这在求职信中非常好用喔!

Dear(company/department/team)|亲爱的(某公司/部门/团队)

“Dear” 可不是只能用来对人说喔!

如果你不知道某公司的客服姓名或职称,当然也可以直接以公司或机构呼对方:

Dear Apple, 
亲爱的苹果
Dear Engoo,
亲爱的 Engoo

若是特别要写到某个部门或团队,可以直接指名出来:

Dear Apple Marketing Department,
敬爱的苹果行销部门
Dear Microsoft Development Team,
亲爱的微软开发团队

Hello/Hi,|你好/嗨

看到这个用法你第一个反应可能是:「不是说好要正式吗?这真的 OK 吗?」

不用担心!这种用法虽然看起来只能用在笔友或朋友,

但其实现代人已经不会那么拘谨,尤其在这种科技冷漠的时代,

在商务书信中使用 “Hello” 或 “Hi” 这类抬头反而还能有一种「人性」的温暖,像是:

Hello, Mr. Smith,
您好,史密斯先生:
Hi, Sandy,
嗨,Sandy:
Hello, Microsoft Development Team,
微软开发团队你好,

要特别注意的是, "Hello" 或 "Hi" 后面要先加上逗号才能再加名称喔!

To whom it may concern|敬启者(不建议使用)

这个用法只能用在对于对方没有任何资讯的情况下。

不过,现在网路发达,要找到基本的公司名称、部门、职称等也不会太困难,

除非是那种向大众大宗发送的邮件,不过就算是这类信件,

“To whom it may concern” 听起来也有点太严肃,

(就连中文的「敬启者」你应该也很少看到,对吧!)

因此建议可以改成:

Hi, there/folks,|嘿,你好/大家好

这样写是不是就多了一种较好亲近的氛围了呢?

这种写法不会听起来有距离感,除了适合用在给大众的邮件,

也很适合用在给公司团队、同事、下属的大宗邮件中喔!

常见错误:忘记加上逗号和空行

这点是很多人常常忽略的细节!

不论是哪种写法,在人名、公司、部门、职称等后面一定要「加上逗号」,

并与正文间「空一行」!

正确的写法如下:

王小姐妳好,

我是行销部门的 Jamie。

附件是我的出差旅费申请表,麻烦确认一下并让我知道是否有任何问题,或是缺失的资料。

十分感谢妳的协助!

Jamie Lin 敬上

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希望各位这次都有学到信件抬头的招呼语写法!

别忘了,我们的部落格还有其他超实用英文书信写作技巧,

快参考下方延伸阅读,或到部落格搜寻【信件英文】吧!

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